Dokumentacja prowadzona w firmie powinna być przechowywana przez ściśle określany przepisami czas. Tyczy się to zarówno formy cyfrowej, jak i papierowej. Warto zadbać o jej odpowiednie uporządkowanie oraz archiwizację, aby w razie konieczności dostępu nie było trudności. Pomóc w tym mogą odpowiednie artykuły biurowe i akcesoria, a także uregulowane działania. Sprawdź, w co warto wyposażyć biuro, by panował porządek w dokumentach, a ich archiwizacja przebiegała sprawnie.
Proste sposoby na przechowywanie dokumentów
Mimo iż wiele rodzajów dokumentów może mieć już zgodnie z przepisami formę cyfrową, nadal duża część firm oraz instytucji korzysta z wydruków, dokumentacji papierowej i innego rodzaju akt fizycznych. Kluczowe może być ich właściwe zabezpieczenie, ściśle zależne od formatu, typu papieru, ewentualnych dodatków. Do najczęściej używanych w tym celu akcesoriów należą:
- segregatory – sztywna oprawa, często z okuciami, chroni przed uszkodzeniami, zagięciami,
- skoroszyty – lekkie, miękkie, umożliwiają uporządkowanie mniejszej ilości dokumentów,
- teczki – do podpisu, na dokumenty, wiązane, wiszące,
- tuby na dokumenty, dobre na większe formaty,
- koszulki – przeważnie foliowe, chronią dodatkowo przed wilgocią,
- kieszenie,
- etykiety,
- sortery – sprzyjają lepszemu uporządkowaniu.
Ważne jest zatem, aby wybrać wśród tych rozwiązań te dostosowane do ilości, rodzaju dokumentacji, formatu. Przy gromadzeniu dokumentów przydadzą się także dziurkacze, zszywacze, rozszywacze oraz inne gadżety biurowe.
Archiwizacja dokumentów – przydatne produkty
W zależności od ilości, objętości dokumentacji wymienione wcześniej artykuły mogą być przydatne zarówno przy gromadzeniu, jak i archiwizacji. Kiedy jednak bieżące dokumenty w dużej ilości wymagają zarchiwizowania, pomocne mogą być dodatkowe akcesoria do archiwizacji. Są zwykle proste w obsłudze, niedrogie i skuteczne. To na przykład:
- fastykuły, czyli tekturowe okładki łączone tasiemką, sznurkiem,
- klipsy archiwizacyjne, do spinania dokumentów z segregatorów,
- wąsy skoroszytowe,
- pojemniki i półki na dokumenty,
- pudełka archiwizacyjne.
Same akcesoria do przechowywania jednak nie są synonimem uporządkowanej dokumentacji. Konieczna jest jej regularna archiwizacja, odpowiednie sortowanie, ułożenie zgodnie z przyjętym wzorcem. Warto zadbać o odpowiednie procedury w firmie, które umożliwiają regularne wykonywanie takich działań. Wszystkie niezbędne artykuły do przechowywania i archiwizacji dokumentów znajdziesz w sklepie Biurpap.pl. Możesz je kupić w odpowiednich ilościach w przystępnych cenach.
Przechowywanie akt osobowych i albumy ofertowe
Do specyficznych typów artykułów do przechowywania dokumentów należą te dedykowane określonym typom dokumentów. To na przykład tak zwane ofertówki, albumy ofertowe pozwalające na estetyczne przechowywanie oferty firmy. Także przechowywanie i archiwizacja dokumentów związanych z aktami osobowymi może mieć miejsce w specjalnych, odpowiednio dostosowanych teczkach. Warto starannie przemyśleć niezbędne artykuły i zamówić je w sprawdzonym sklepie z artykułami biurowymi.
